一、搭建開展高等學(xué)校校友工作的平臺

（一）建立健全校友工作機構(gòu)和組織

校友工作機構(gòu)和組織的建立與完善是做好高校校友工作的組織保證，建立健全校友工作機構(gòu)和組織是校友工作的主要任務(wù)之一。高校要建立各層次的校友工作的專門機構(gòu)和組織網(wǎng)絡(luò)，一條線是高校內(nèi)要建立獨立的行政管理機構(gòu)，即校友工作機構(gòu)，從組織上說，它應(yīng)該直接隸屬于校長領(lǐng)導(dǎo)，要由學(xué)校校級領(lǐng)導(dǎo)親自直管全校校友工作，與學(xué)校其他工作一起納入目標(biāo)計劃，校友會工作機構(gòu)要配備年富力強的干部擔(dān)任校友會工作機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)，充實具有開拓意識、公關(guān)能力較強的人員從事校友會工作；各院系要建立相應(yīng)的校友工作組織或者成立系友會，實行一把手負(fù)責(zé)制，分管本院系的校友工作，各院系設(shè)立校友聯(lián)絡(luò)員，指定專人負(fù)責(zé)校友工作，在校內(nèi)建立起自上而下的嚴(yán)密的校友工作組織體系；另一條線是成立由校友組成的民間社團組織即校友會，它或是獨立開展校友工作，或是與內(nèi)設(shè)的校友辦公室為一個班子兩塊牌子，選調(diào)一些熟悉學(xué)校情況、對學(xué)校具有深厚感情的教職員工和校友擔(dān)任校友會的工作人員或兼職工作人員。校友會辦事機構(gòu)應(yīng)該有明確的功能定位、有明確的崗位職責(zé)、有明確的上崗條件、有明確的考核指標(biāo)。同時，在各地方還要成立校友分會，或者以行業(yè)、興趣分類建立校友分會或校友俱樂部。這樣，通過這兩條線，在校內(nèi)外形成一個校友工作的組織網(wǎng)絡(luò)，使校友工作得到強有力的組織保證，有助于高校校友工作有組織、有計劃、有規(guī)模地開展。

（二）制訂校友工作規(guī)章制度

校友工作規(guī)章制度是開展高校校友工作的制度保障。建立健全了校友工作機構(gòu)和組織網(wǎng)絡(luò)，還必須要建立完善的校友工作的規(guī)章制度，構(gòu)建一套行之有效的管理體系。校友工作規(guī)章制度可以包括：校友工作的管理制度，校友活動（聯(lián)誼活動、講學(xué)活動等）制度，校友返校接待制度，院系校友工作管理制度，校友捐贈管理辦法，校友基金管理制度，校友會會員制度，校友會章程，校友網(wǎng)站管理章程，校友信息收集管理制度等規(guī)章制度。

（三）建立和維護校友網(wǎng)站

網(wǎng)絡(luò)這一現(xiàn)代社會的信息工具，是我們開展高校校友工作的現(xiàn)代化工作平臺，網(wǎng)絡(luò)的信息傳遞方便快捷，不受時空限制，利用這個平臺，辦事效率高，質(zhì)量好。校友網(wǎng)站是學(xué)校與校友信息交流的渠道和情感溝通的窗口，通過它，一可以最大限度地搜集整理校友信息，方便學(xué)校和校友們的聯(lián)系，介紹校友事跡，形成心向?qū)W校的合力；二可以及時地把學(xué)校的信息傳遞給校友，宣傳學(xué)校的發(fā)展，讓校友隨時了解學(xué)校的動態(tài)，關(guān)注學(xué)校的發(fā)展；三可以方便校友們在校友網(wǎng)站上發(fā)表自己的信息，交流相互的體會，找到老朋友結(jié)識新朋友，講講過去的故事，翻翻昔日的照片，暢談美好的未來，可以在校友網(wǎng)站與母校，與其他校友交流信息，是校友工作信息化、現(xiàn)代化的最大體現(xiàn)。

我們要建設(shè)好校友網(wǎng)站，使學(xué)校網(wǎng)站內(nèi)容豐富多彩、信息量大和吸引力強，從而使校友網(wǎng)站充滿特色和旺盛的生命力。我們要強化校友網(wǎng)站的功能，建立網(wǎng)上校友信息交流平臺，為校友贈送終身電子郵箱。加強校友網(wǎng)站管理，制定校友網(wǎng)站管理章程，實行實名注冊，會員登錄制，技術(shù)人員在線服務(wù)等。

（四）建立和完善校友數(shù)據(jù)庫

校友數(shù)據(jù)庫的建立和完善，是高校校友工作的基礎(chǔ)性工作，也是校友工作最重要的任務(wù)，是校友工作成功的保證。美國哥倫比亞大學(xué)校友會副會長Eric J Furda先生把校友數(shù)據(jù)庫生動地比喻為“校友工作的生命線”。因為，老牌高校發(fā)展歷史悠久，校友人數(shù)眾多，畢業(yè)生分布廣，很多都是在社會的重要崗位，而新興高校尤其是合并高校，由于辦學(xué)層次的上升，原本不同學(xué)校的校友合并在一起，校友數(shù)額增多，工作難度增大。而且，高校校友信息還有一個重要的特點，就是隨著社會的開放性不斷增強，畢業(yè)生流動性大，工作單位、生活地點更換頻率高，校友信息變化性大，信息的不穩(wěn)定性強，增加了校友工作的難度。

要收集如此繁多的校友信息，理順如此龐雜的校友信息，及時更新變化的校友信息，跟蹤分析校友信息中的有效值，要順暢的溝通校友與學(xué)校的聯(lián)系，要使校友與學(xué)校之間的聯(lián)系環(huán)節(jié)不出現(xiàn)阻滯，必須要運用現(xiàn)代化的管理技術(shù)來加以處理和管理，建立一個較為完備的、資料翔實的、實時跟蹤的、查詢方便的、能及時更新的校友信息庫。在建立和完善校友數(shù)據(jù)庫的過程中，我們要有足夠的耐心和責(zé)任心以及溫馨關(guān)注，隨時掌握校友最新的發(fā)展?fàn)顩r，隨時更新數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，及時對校友資源進行整合。目前，各高校對校友信息的統(tǒng)計匯總一般都采用數(shù)據(jù)庫管理的形式，數(shù)據(jù)庫是高校掌握校友工作和學(xué)習(xí)狀況的主要信息來源。