第一節(jié)　組織機構(gòu)設計與結(jié)構(gòu)功能

所有大眾傳播活動都是通過一定的組織形式有系統(tǒng)、有序地進行的。科學合理地設置媒體的組織機構(gòu)和建立科學有效的管理體制是媒體事業(yè)健康有效運行的可靠保證,也是媒體事業(yè)發(fā)展成熟和逐步現(xiàn)代化的顯著標志。

一、組織機構(gòu)的基本概念

1.組織機構(gòu)

組織機構(gòu)是現(xiàn)代管理中管理主體的組成形式,是現(xiàn)代管理活動中管理者行使管理職能、實現(xiàn)組織目標的組織保證。

無論是宏觀的組織機構(gòu)還是微觀的組織機構(gòu),都具有以下特征:

(1)組織機構(gòu)作為一個整體具有共同的目標和任務。換句話說,組織機構(gòu)是靠共同目標和任務組合起來的一種形式。

(2)組織機構(gòu)的基本特征是信息交流和分工協(xié)作。學者巴納德在《經(jīng)驗職能》一書中說:“所謂組織機構(gòu),就是一個有意識地協(xié)調(diào)兩個人以上的群體活動或力量的合作系統(tǒng)?！?/p>

(3)組織機構(gòu)作為有目的的合作系統(tǒng),是一種有序的權(quán)益角色結(jié)構(gòu)形式,組織中的每個人都有明確的職權(quán)、職責和組織關(guān)系。

具體來說,組織機構(gòu)是一個管理系統(tǒng),在這個系統(tǒng)中,人員進行分工,功能有所分化。組織中的每個成員擔任不同的角色或職務,承擔不同的責任,共同協(xié)作,為實現(xiàn)共同的目標而有序工作。

綜上所述,組織機構(gòu)是圍繞一個共同目標,人們進行分工協(xié)作的過程以及由此建立的一種職權(quán)結(jié)構(gòu)形式。作為過程,組織機構(gòu)是在一定的時間和空間內(nèi)向組織中的各個成員分配工作,統(tǒng)一各種行為的動態(tài)活動;作為結(jié)構(gòu),組織機構(gòu)是把動態(tài)活動中有效合作的相互關(guān)系,相對靜止而形成的靜態(tài)結(jié)構(gòu)模式。

2.組織機構(gòu)的要素

組織機構(gòu)作為一個管理系統(tǒng),一般包括下列要素:

(1)人員

組織機構(gòu)有一定的編制數(shù)量,人員按照編制數(shù)量來配備。有的是管理者,有的是被管理者。無論是管理者還是被管理者,都要求具有良好的素質(zhì)(包括政治素質(zhì)、品德素質(zhì)、知識素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)、能力素質(zhì)等),同時人員之間致力于建立良好的人際關(guān)系。這是建立組織機構(gòu)的基本條件和要求。

(2)崗位與職務

崗位與職務是構(gòu)成組織機構(gòu)的重要因素,在組織機構(gòu)中明確每個人的崗位、任務以及相應的職務,形成一定的崗位職務結(jié)構(gòu),是設計組織機構(gòu)必須考慮的問題。

(3)職責與權(quán)力

在組織機構(gòu)中,不同崗位和職務的人享有一定的權(quán)力,同時也要承擔不同的責任。責任與權(quán)力相一致,以達到統(tǒng)一指揮、協(xié)調(diào)和控制的目的。

(4)信息

組織機構(gòu)內(nèi)部以及組織機構(gòu)內(nèi)部與外部的聯(lián)系,主要通過信息的及時傳達和溝通來實現(xiàn)。信息傳輸暢通和反饋及時,可以保證組織機構(gòu)的正常有效運轉(zhuǎn)。

(5)目標

建立任何一個組織機構(gòu)都是有目標的,目標是構(gòu)成組織機構(gòu)不可缺少的要素,也是組織存在的根本理由。組織目標貫穿于組織運作的全過程,在組織運行中的各個環(huán)節(jié)都發(fā)揮作用。

組織機構(gòu)中的要素不是孤立的,而是有密切聯(lián)系的,其要素之間的關(guān)系如圖5-1所示。

圖5-1　組織內(nèi)要素之間的關(guān)系

二、設計組織機構(gòu)的原則

一般說來,組織機構(gòu)的設計和建立應堅持以下原則:

1.以目標為核心,以職能為依據(jù)的原則

目標是組織機構(gòu)的核心。一個行業(yè)系統(tǒng)建立什么樣的組織機構(gòu),主要取決于這個系統(tǒng)確立什么樣的組織目標以及準備如何實現(xiàn)這個目標。因此,一個組織機構(gòu)形式的選擇、建立和改革,必須從目標出發(fā),堅持為實現(xiàn)組織目標服務的原則。此外,只有堅持以目標為中心的原則,才會使組織機構(gòu)中的各級領導和成員形成團結(jié)協(xié)作的強有力的集體。

設計和建立組織機構(gòu),在明確組織目標的前提下,還必須進一步確定該組織機構(gòu)的管理職能和擔負的任務。只有明確了組織職能和任務,才能確定組織機構(gòu)中應設置哪些部門,配備哪些專業(yè)人員和管理人員,真正做到因事設崗,因崗擇人。

2.科學分工與有效綜合的原則

馬克思曾經(jīng)說過,“由于分工產(chǎn)生的生產(chǎn)力不費資本分文”。一個高效率的組織機構(gòu)必須在整體規(guī)劃下明確分工,在分工的基礎上進行有效的綜合。因為沒有分工的整體只能是混沌的原始物,構(gòu)成不了現(xiàn)代有序的組織系統(tǒng);沒有合理的分工,也就無所謂協(xié)作,沒有協(xié)作,就無法明確地進行分工。分工是協(xié)作的前提,協(xié)作是分工的目的。

要提高組織機構(gòu)的工作效率,必須對整個機構(gòu)的工作任務有全面細致的了解,在了解的基礎上,再進行充分細致的分解。將工作任務分解成一個個基本要素后,根據(jù)明確分工,把每項工作規(guī)范化,建立責任制,然后進行科學有效的綜合。例如,電視節(jié)目生產(chǎn)制作的過程,可分解為節(jié)目選題計劃、前期制作、后期制作、編輯合成等。

按照組織機構(gòu)的性質(zhì)、目標和任務,組織分工大致有四種類型:第一,按社會功能進行專業(yè)化功能分工;第二,按自然資源特點進行專業(yè)化區(qū)域分工;第三,按產(chǎn)品及其構(gòu)成進行專業(yè)化生產(chǎn)分工;第四,按作業(yè)程序進行作業(yè)分工。隨著社會和科學技術(shù)的進步,新學科領域、新行業(yè)的不斷涌現(xiàn),分工越來越不是一成不變的事情,優(yōu)秀的管理者往往善于抓住時機對工作任務進行科學的分解和合理的分工。

分工并不是現(xiàn)代化管理的終結(jié),分工也不是萬能的。由于分工時特別容易在時間和空間、數(shù)量和質(zhì)量等方面出現(xiàn)相互脫節(jié)的狀況,所以,也會帶來許多新問題。因此,組織機構(gòu)必須設立強有力的綜合管理部門進行有效的綜合,使各個環(huán)節(jié)依據(jù)一定的規(guī)則同步協(xié)調(diào),以保證組織目標的實現(xiàn)。

3.責權(quán)對等和才能相稱的原則

在組織機構(gòu)設計和建立的過程中,要根據(jù)組織目標和任務設置崗位,再根據(jù)崗位的要求,配備相應才能的人員,使崗位要求與人員的能力相匹配,這就可以達到才能相稱。

組織機構(gòu)中的每個成員和部門總要被賦予一定的職務和權(quán)力。與此同時,他們又必須承擔和權(quán)力相對應的責任、其中包括對決策和計劃執(zhí)行結(jié)果所承擔的責任、對下屬的關(guān)心和培訓所承擔的責任、對管理目標的實現(xiàn)程度所承擔的責任等。在組織機構(gòu)設置中,對權(quán)力和責任的劃分必須相一致,堅持有多大權(quán)力就要負多大責任,有什么權(quán)力就要負什么責任的原則。

總之,組織機構(gòu)中的部門、成員責權(quán)利要對等,真正做到:“在其位,謀其政,行其權(quán),盡其責,取其酬,獲其榮,懲其錯。”

4.管理幅度和管理層次適當?shù)脑瓌t

所謂管理幅度,亦稱管理跨度,是指一個領導者(或管理者)能夠直接而有效地管理其下屬的人數(shù)。如一名廠長(經(jīng)理)能直接領導多少名處(科)長,一個臺長能直接有效管理多少名處長或部主任等。由于每個人的精力、能力和經(jīng)驗等都是有限的,因此,他們能直接有效領導的人數(shù)是有限度的,這里我們特別要強調(diào)“有效”。如果超過了有效的限度,勢必使管理效率和質(zhì)量下降。這是因為領導與被領導成員的工作關(guān)系是呈幾何級數(shù)增長的。若設被管理的成員數(shù)為n,則主管領導與被領導成員的工作關(guān)系數(shù)為:

N=n[2^n-1+(n-1)]

上述公式表明,在組織機構(gòu)設置過程中,各級主管領導所配置的人員數(shù)應有一定的限度,也是說管理幅(跨)度要適當。否則,管理幅度太大會造成組織機構(gòu)中領導負擔過重和人浮于事,管理幅度太小,則有可能完成不了組織目標和任務。

所謂管理層次,是指組織機構(gòu)中垂直隸屬關(guān)系劃分的等級。一般來說,組織機構(gòu)中的層次越多,權(quán)力越集中,組織越嚴密。但是,管理層次過多,會產(chǎn)生以下困難:

(1)容易造成機構(gòu)重疊,加大分權(quán)和授權(quán)的難度。

(2)容易拉大高層領導與基層的距離,使高層主管脫離基層,產(chǎn)生官僚主義作風。

(3)不利于管理指令和信息的快速、高效、準確傳遞,再加上各層次上的其他干擾因素,會使信息在傳遞過程中產(chǎn)生失真現(xiàn)象。

(4)會增加辦公設備支出和管理費用。

因此,組織機構(gòu)中的管理層次是有限度的,應根據(jù)組織機構(gòu)設置的需要,選擇適當?shù)墓芾韺哟巍?/p>

在組織機構(gòu)中,管理幅度與管理層次呈反比例關(guān)系,即管理幅度大,管理層次就少;管理幅度小,管理層次就增加。那么,在組織機構(gòu)的設計和建立中,如何處理管理幅度與管理層次的關(guān)系呢?一般需要考慮以下因素:

(1)組織機構(gòu)的管理幅度、管理層次和所處理問題的復雜程度。規(guī)模比較大,需處理的問題比較復雜,則組織機構(gòu)中的管理幅度應小些,管理層次就多一些。規(guī)模小,則加大管理幅度,減少管理層次。

(2)管理者與被管理者的素質(zhì)和能力高低。素質(zhì)較高,能力強,則管理幅度可大一些,管理層次可少一些。否則,需減小管理幅度,增加管理層次。

(3)分權(quán)程度。如果領導者善于將權(quán)力分授下屬,而自己親自處理的問題就相對減少。在此情況下,管理幅度可大一些,管理層次就可少一些。

(4)信息傳遞的暢通程度。如果信息傳遞采用先進的方法和手段(如建有計算機網(wǎng)絡和OA系統(tǒng)),信息能夠及時、準確地傳遞,則管理幅度可大一些,管理層次就可少一些。

(5)管轄的地域分散與集中。管轄的區(qū)域比較集中,則管理幅度可大些,管理層次就少一些。

5.任人唯賢、擇優(yōu)錄用的原則

在組織機構(gòu)運行中,人員素質(zhì)的高低直接決定工作效率和管理效率。如果人員素質(zhì)處在一個較低的水平,機構(gòu)設置再合理,也難以保證組織目標的實現(xiàn)。因此,設計和建立組織機構(gòu),必須堅持任人唯賢、擇優(yōu)錄用的原則。

為了真正做到任人唯賢、擇優(yōu)錄用,必須建立一整套科學的用人制度。根據(jù)崗位的需要確定用人的標準,公正、公開、公平招聘各類人員,競聘上崗,平等競爭,把那些符合崗位要求的高素質(zhì)人才選拔到各個崗位。同時,引入競爭機制,建立評價、招聘、任用、任免、考核、獎懲等一系列用人制度。

6.集分相宜的原則

“集”指集權(quán),“分”指分權(quán),“宜”指適應。這就是說,處于組織機構(gòu)中的各部門,集權(quán)與分權(quán)要適度。集權(quán)太多,容易使組織機構(gòu)僵化,不利于調(diào)動有關(guān)部門的積極性和創(chuàng)造性;分權(quán)太多,容易失控,使組織機構(gòu)不穩(wěn)定。因此,在組織機構(gòu)設置和建立過程中,哪些部門實行集權(quán),哪些部門實行分權(quán),應由部門性質(zhì)和任務決定,努力做到“集分相宜”。

7.精簡高效的原則

在建立組織機構(gòu)時,不但要考慮組織目標能否實現(xiàn),還要考慮組織成本和管理成本。高效的組織機構(gòu)應當是以盡可能低的組織成本和管理成本達到盡可能好的運行效果。要做到這一點,組織機構(gòu)的設置應堅持精簡、高效的原則。所謂精簡就是機構(gòu)中的部門盡量少,人員盡量精;所謂高效,就是要充分發(fā)揮每個人的積極性和創(chuàng)造性,盡可能提高每個部門和人員的工作效率。

三、組織機構(gòu)設計的內(nèi)容

組織機構(gòu)設計主要解決下列問題:

(1)組織機構(gòu)的縱向?qū)哟蝿澐趾蜋M向部門劃分;

(2)崗位、任務、職責、權(quán)力的確定;

(3)人員配備與分工;

(4)具體組織形式的確定。

四、組織機構(gòu)設計的步驟

組織設計除了必須遵守一定的原則外,還要依據(jù)科學的程序和方法進行,其主要步驟如下:

1.確定組織目標

組織目標是決定組織結(jié)構(gòu)的基礎和依據(jù),目標不同,其相應的組織結(jié)構(gòu)也不同。因此,明確組織目標實際上是構(gòu)思組織結(jié)構(gòu)的前提條件。

2.任務分解與綜合

第一步是把總?cè)蝿辗殖上鄬?a href="http://www.l14l.cn/baike/172539.html" target="_blank" class="keywordlink">獨立的具體任務,形成一個個分目標,形成相應的部門。然后,把由這些分解的具體任務所形成的部門,用一定的關(guān)系再合理地組織起來。

3.構(gòu)建組織機構(gòu)

第二步是完成組織縱向管理層次和橫向管理部門劃分任務,縱橫交叉形成組織結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡。

(1)確定崗位、職責、職務和相應的權(quán)限以及它們彼此之間的關(guān)系。

(2)選擇和配備人員,保證上崗人員與崗位職責要求相一致。

(3)運行檢測和評估反饋。

上述第一步和第二步驟是組織設計的基礎和依據(jù),第三、四、五步是組織設計的實質(zhì)內(nèi)容,第六步是對組織設計的不斷完善。最后形成的是一系列組織系統(tǒng)圖和職務說明書。組織系統(tǒng)圖描述的是組織內(nèi)部各部門及彼此的隸屬關(guān)系;職務說明書詳細規(guī)定各個崗位職務的職權(quán)、職責以及與其相關(guān)的上下左右各部門的關(guān)系。

五、組織設計的特點

1.組織設計是一個過程

由組織設計的步驟可以看出,設計、建立和維持一種合理、科學的組織結(jié)構(gòu),是通過一系列邏輯思維和程序來完成的。因此,組織設計是一個動態(tài)過程。

2.組織設計需要因地、因時而隨機制宜

在多種多樣的組織系統(tǒng)中,目前還沒有一種適用于各種組織設計的最優(yōu)的設計方法,需要管理者根據(jù)組織的性質(zhì)、目標、任務、內(nèi)外部環(huán)境隨機制宜地進行創(chuàng)新設計。

設計和建立的組織機構(gòu)不是一成不變的,也不是一次性可以完成的,它是一種連續(xù)的、周期性的活動。因為任何組織都是社會中的一個子系統(tǒng),它處在一個不斷地與外部環(huán)境進行能量和信息交換的過程之中。由于環(huán)境的變化會直接影響組織目標的實現(xiàn),管理者需要不斷地為適應新的環(huán)境進行組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整。