7.3　人事檔案信息資源開發(fā)與服務的方式

人事檔案信息資源開發(fā)與服務的方式，主要是指檔案管理部門在符合服務利用的范圍內，所進行利用服務的具體形式。歸納起來主要有以下幾種:

7.3.1　查閱

(1)查閱要求

人事檔案的調卷查閱主要是根據(jù)《干部檔案工作條例》的規(guī)定，通過提供原件、開辟閱覽室等方式進行。概括起來有以下幾條:

①查閱的人事檔案應當在允許查閱的范圍之內;

②查閱黨委系列的人事檔案的人必須是中共黨員;

③查閱人事檔案時，不能查閱本人及其親屬的人事檔案;

④沒有經(jīng)過領導批準，不允許查閱同級人員的檔案，下級組織或單位的人不能查閱其上級的檔案;

⑤同一單位的人事部門不允許查閱本單位領導人的檔案;

⑥人事部門查閱人事檔案必須有手續(xù)完備的介紹信，其他部門查閱人事檔案必須有經(jīng)過本單位領導簽字的正式介紹信;

⑦介紹信上未列出的查閱內容，一律不提供查閱。

上述要求，主要是針對干部檔案制定的。隨著社會信息化程度的不斷提高，公民的知情權意識越來越強，有些條款已不適合，應適當作一些調整。

(2)查閱人事檔案的范圍

查閱人事檔案的范圍主要包括下列幾種情況:

①由于人員的任免、調動、出國、入黨、入團、政審、福利、待遇、離退休、紀律檢查、組織處理、復查、鑒別、治喪等情況需要了解某個人的具體情況時，可以查閱人事檔案;

②由于編史修志工作中需要了解某個人的社會經(jīng)歷和在某事件中的表現(xiàn)情況而此人這一時期因為某些原因不能書寫或口述的，甚至該人已經(jīng)死亡的，可以查閱該人的履歷、自傳及有關部分;

③其他特殊情況需要查閱人事檔案的，必須經(jīng)過主管人事工作的領導審批同意后方可查閱。

(3)人事檔案的查閱方法

欲查閱人事檔案者必須填寫查閱人事檔案審批表，其中包括查閱檔案的理由與目的，查檔人的工作單位、姓名、詳細住址、政治面貌、文化程度等，上述內容均須全部填寫清楚，然后由單位主管領導簽字和加蓋公章，報人事檔案部門審批以后才能查閱。

對于人事檔案管理部門來說，要認真審查查檔人的審批表及查檔人的證件，看其閱檔理由是否充分，是否符合有關的規(guī)定和要求，手續(xù)是否齊全完備，然后決定是否提供查閱。人事檔案部門還可通過設立宣傳欄、展覽室提供利用。

(4)閱檔注意事項

①查閱人只允許在指定閱覽室查閱，不允許將檔案帶出閱覽室;

②屬跨單位、跨系統(tǒng)查閱人事檔案者，必須持手續(xù)完備的介紹信和審批表，介紹信和審批表要經(jīng)過上級領導批準;

③查檔人必須嚴守閱覽制度，不允許在檔案上圈劃、涂抹、篡改、批注，更不能拆散和抽出檔案材料;

④在干部子女和直系親屬入黨、入團、參軍、出國、招工、提干前要進行審查以便了解其父母及親屬情況時，按照有關規(guī)定，一般由該人所在單位的有關部門提供情況，不必查閱人事檔案;

⑤如果要了解某人的情況又可以和該人直接面談的，一般應采訪該人，不允許查閱人事檔案;

⑥人事檔案部門不負責出具證明材料。經(jīng)過批準或履行一定手續(xù)后，可以摘抄或復印人事檔案中的有關部分，經(jīng)檔案管理人員審查無誤，加蓋印章并注明出處。

7.3.2　外借

在《干部檔案工作條例》中對檔案的外借做了規(guī)定:“檔案一般不外借。如必須借出用時，要說明理由，經(jīng)過主管部門負責人批準，并嚴格履行登記手續(xù)，限期歸還?！毕铝星闆r下一般可以借出檔案:上級機關和本單位主管部門因為審批職務任免、調動、出國、提干、享受某種待遇或進行政治審查、考察和考核時需要借用人事檔案;根據(jù)工作需要，某人要調往外單位，在調動之前，將其檔案寄往有關單位審查;由于特殊需要必須借用人事檔案。盡管這是針對干部檔案而言，可供其他類型的人事檔案外借參考。

借用人事檔案有以下幾條具體要求:

①外單位要借用人事檔案，必須持手續(xù)完備的介紹信和借閱報告，由人事檔案管理部門審核，經(jīng)過人事部門批準后，才能借用;

②本單位人事部門或其他部門工作需要欲借出人事檔案時，需要填寫借閱單，經(jīng)人事檔案管理部門同意后，才可以借用;

③借出人事檔案之前，必須進行認真登記，除了在“借閱人事檔案登記冊”上逐欄登記外，還必須填寫“人事檔案借閱卡片”，而且需要將借閱介紹信或借閱報告一起保存，以便查詢和催還。

④借出檔案的時間不能太長，用完以后應當及時歸還，如果到期仍要借用，需辦理續(xù)借手續(xù)，借用者對檔案要妥善保管，不允許交無關人員翻閱，不得轉借，未經(jīng)批準不能復制。

7.3.3　制發(fā)檔案證明

檔案證明是指人事檔案管理部門根據(jù)有關檔案用戶的申請，為核查某種事實在庫藏檔案中的記載情況，根據(jù)檔案原件編制的書面證明材料。一般情況下，人事檔案部門不利用原件開具證明材料。在下列特殊情況下，人事檔案部門才會考慮提供檔案證明。

①要查證的問題與該人員有直接關系，而作為相對人的該人員已經(jīng)死亡、病重不能口述或其他原因不便提供材料，而該人員的人事檔案中確有能證明該問題的文字記載。

②該人員子女因政治審查必須由組織出具書面材料證明其身份和政治面貌的。

③司法、公安、監(jiān)察、紀檢等部門因工作需要了解某人員身份和有關情況的。

④其他特殊需要，經(jīng)人事檔案部門主管領導批準應予開具檔案證明材料。

制發(fā)檔案證明材料是一項政治性、政策性很強的工作，應遵循一定的程序進行。第一，必須根據(jù)有關機關、單位的申請，填寫開具檔案證明申請表。申請表應寫明申請出具檔案證明的目的，所要證明的事項和事實。第二，堅持實事求是和具體問題具體分析的原則，正確采用復印、引用、節(jié)錄原文等形式，務求保證表述和摘錄的客觀性、真實性和準確性，注意注明材料的來源與出處。第三，已編寫的檔案證明，必須認真地對照原文進行審核，確認無誤后方能加蓋公章。第四，開具的檔案證明實行一式兩份制，并編寫號碼，一式交申請制發(fā)證明的利用單位，一份留存。

制發(fā)檔案證明還應注意與調查證明材料相區(qū)分，兩者是不同的，不能混淆。制發(fā)檔案證明是由用戶申請，經(jīng)人事檔案部門根據(jù)檔案原件編制的書面證明材料。調查證明材料是為加強人事管理、黨員管理和審查案件的需要，黨委、政府、軍隊縣團級以上機關、企業(yè)、事業(yè)單位的組織、人事部門及公安、保衛(wèi)部門直接相互發(fā)函或派人調查證明材料。

7.3.4　提供復制件

人事檔案工作中還可通過提供復制件、人事檔案信息為利用者服務。有些情況下需要復制檔案原件。對于以利用為目的的復制，常采用靜電復印技術。對于以展覽為目的珍貴人事當年，則往往通過仿真復制。對于需要長期保存的人事檔案，也可以制成縮微品進行復制。

7.3.5　提供人事檔案信息服務

利用人事檔案管理信息系統(tǒng)，分配給人事檔案所有者一定的權限，可以進行信息自助服務。也可以通過人事檔案管理機構，提供必要的信息服務，例如將需要的信息制成.TXT、.XML等格式的電子版，或者下載聲像文件，通過存儲、傳遞進行信息服務。對于已經(jīng)完成數(shù)字化的人事檔案，或者接收的電子版人事檔案文件，可以提供數(shù)字化作品或者電子文件進行服務。