第十章　去機(jī)場(chǎng)接客戶未果

在進(jìn)出口貿(mào)易中，貿(mào)易伙伴的到訪是一個(gè)不容忽視的環(huán)節(jié)。對(duì)于出口方來說，如果其貿(mào)易伙伴，即進(jìn)口方或買家來訪，就意味著買家非常重視磋商中的產(chǎn)品，想通過親自查看產(chǎn)品的樣品，賣家的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制能力和公司的管理及服務(wù)，確定當(dāng)前的交易或?qū)淼馁Q(mào)易關(guān)系。因此，一般而言，如果商務(wù)訪問順利，簽約和長(zhǎng)期合作的可能性非常高。而對(duì)于進(jìn)口方來說，其貿(mào)易伙伴的到訪，則意味著賣方非常有誠(chéng)意合作或是提供售后服務(wù)。

既然貿(mào)易伙伴的到訪對(duì)任何一方都意義重大，那么如何接待客戶就非常重要了。在安排客戶來訪時(shí)，應(yīng)該重視以下幾個(gè)事項(xiàng)。

第一，確定客戶來訪的時(shí)間。在雙方溝通的過程中，如果合作伙伴有意向出訪，他會(huì)在郵件中提出相關(guān)的要求。作為接待方，應(yīng)該及時(shí)回復(fù)郵件，確定具體的訪問時(shí)間，以便對(duì)接待工作和客戶的訪問行程做細(xì)致的安排。這是做好接待工作的首要條件。

第二，確定客戶來訪的具體目的。在客戶提出商務(wù)訪問后，接待方應(yīng)該具體了解對(duì)方想了解的具體商務(wù)事項(xiàng)，包括何種產(chǎn)品、參觀的地方等信息，也可以了解對(duì)方對(duì)出訪城市的興趣，以便于合理安排具體的行程。

第三，確定來訪客戶的資料。來訪客戶的資料可以分成兩類。一類是客戶公司的相關(guān)資料，包括公司的具體地址和聯(lián)系方式、公司的經(jīng)營(yíng)范圍和經(jīng)營(yíng)狀況；一類是來訪者的具體信息，包括來訪者的人數(shù)、名字、宗教信仰、興趣愛好和健康狀況等。只有掌握詳細(xì)的客戶資料，才能在接待中應(yīng)付得體，不至于觸犯對(duì)方的飲食或文化禁忌，保障商務(wù)訪問的成功，奠定商務(wù)合作的基礎(chǔ)。

第四，學(xué)習(xí)和鞏固接待方所在地的文化特點(diǎn)。在商務(wù)訪問期間，接待方在接待客戶時(shí)，接待方所在地的特色是雙方進(jìn)行溝通的一個(gè)重要話題，也是客戶對(duì)接待方進(jìn)一步了解的重要過程。因此，接待方要贏得客戶，給客戶留下較好的印象，就應(yīng)該在當(dāng)?shù)匚幕确矫孀龊霉φn。

根據(jù)以上信息，接待方應(yīng)該安排好具體的接待方案。接待方案應(yīng)該具體考慮：（1）接機(jī)時(shí)間、方式和人員；（2）商務(wù)參觀的具體時(shí)間和地點(diǎn)；（3）非商務(wù)參觀的具體時(shí)間和地點(diǎn)；（4）酒店和飲食的安排；（5）送機(jī)時(shí)間、方式和人員等。

在接待方確定了具體的接待方案后，應(yīng)該將具體的案例發(fā)送給訪問方，讓訪問方進(jìn)行確認(rèn)，以便及時(shí)修訂一些不妥的安排，也可以給對(duì)方提供具體的行程參考。為了確保商務(wù)訪問的成功，接待方要考慮得非常周到。除了安排好行程外，還應(yīng)該在客戶出訪的前一到兩天，發(fā)郵件或打電話給客戶，進(jìn)行來訪確認(rèn)；在客戶出訪回程后，還應(yīng)發(fā)郵件保持聯(lián)系，一是表示對(duì)對(duì)方來訪的謝意，二是確認(rèn)合作的事項(xiàng)。

在本章案例中，業(yè)務(wù)員因?yàn)楣ぷ鞑粔蚣?xì)致，導(dǎo)致了比較嚴(yán)重和尷尬的局面。一旦發(fā)生類似的情況，應(yīng)該如何處理？希望通過本章案例的討論，可以提供一些處理思路。

一、案例學(xué)習(xí)

（一）案例

Hello，everyone．I am an overseas seller in the field of road wrecker，aerial working platform，truck crane machinery，construction equipment and comprehensive coal excavator．I am from northeast China．I am here to share one of my stories．

One day，I communicated with a German who said that he would visit our factory to have a look at our products．I arranged one hotel for him in Shenyang．But when our side went to welcome him in the airport，he didn’t show up．My boss was very angry at this matter and asked me to take the responsibility．

How do you think I can reply to the boss？I was very sad，too．Shall I give the following conclusions？

1．Do not trust people very much．

2．Be ready for all kinds of possibilities．

3．Do not be disappointed too much．

If you met this problem，what solution would you think of？

（二）案例難點(diǎn)分析和寫作策略

本章案例的業(yè)務(wù)員經(jīng)營(yíng)的是大型機(jī)械設(shè)備的出口。對(duì)于大型機(jī)械設(shè)備來說，一般是無法通過寄送樣品來提供參考，一般的交易磋商會(huì)根據(jù)具體的產(chǎn)品規(guī)格展開，或通過客戶的商務(wù)訪問來確定產(chǎn)品符合客戶要求。如果客戶有意向合作，商務(wù)訪問就是必要的。在該案例中，進(jìn)口方就提出訪問中方。出口方的業(yè)務(wù)員做了相應(yīng)的安排，如案例中提到的酒店和接機(jī)的安排?？墒?，在出口方去接機(jī)時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)進(jìn)口方根本沒有出現(xiàn)。雖然未成形的商務(wù)訪問沒有給出口方帶來很大的經(jīng)濟(jì)損失，可卻消耗了出口方較多的精力，還澆滅了貿(mào)易的希望之火。

案例中公司老板的態(tài)度和業(yè)務(wù)員的低落情緒是可以理解的。在出現(xiàn)問題后，反思原因和追究當(dāng)事人的責(zé)任也是應(yīng)該的，只有這樣，才能夠起到“前車之鑒”的作用。業(yè)務(wù)員應(yīng)該反思自己在安排客戶訪問時(shí)，有沒有做細(xì)致的工作，有沒有發(fā)郵件進(jìn)行行程和出訪的確認(rèn)。業(yè)務(wù)員應(yīng)該意識(shí)到前期工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)比后期挽回更重要。

在案例中，業(yè)務(wù)員與老板之間的問題應(yīng)該屬于“內(nèi)部矛盾”，如何解決德國(guó)客戶沒有按計(jì)劃出訪的問題，才是業(yè)務(wù)員和其所在公司真正應(yīng)該解決的問題。如果采取恰當(dāng)?shù)慕鉀Q方法，還是存在挽回客戶，重新達(dá)成交易的可能性——這才是本案例業(yè)務(wù)員和其公司真正希望達(dá)成的結(jié)果。

那么，在發(fā)生案例中的情況時(shí)，應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)呢？其實(shí)，解決這個(gè)問題的最佳方式是業(yè)務(wù)員沒有在機(jī)場(chǎng)接到客人的時(shí)候，馬上給客人打電話，表達(dá)自己的關(guān)心，也可了解對(duì)方?jīng)]有按計(jì)劃出訪的原因。對(duì)方客戶如果接到真誠(chéng)的電話，一定會(huì)比較感動(dòng)和內(nèi)疚，就有可能再做出訪的決定。當(dāng)然，從案例的情況來看，案例中的業(yè)務(wù)員已經(jīng)錯(cuò)過了最佳解決時(shí)間。在這種情況下，出口方的業(yè)務(wù)員不妨采取郵件的方式，與對(duì)方進(jìn)行溝通，嘗試挽回客戶。

雖然，在案例中業(yè)務(wù)員并沒有提及其德國(guó)客戶的性格和辦事方式等，但是我們可以根據(jù)德國(guó)人普遍具有的特點(diǎn)，采取郵件的寫作策略，做最后的努力和嘗試。一般而言，德國(guó)人給人的印象是嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真，做事非常講究規(guī)則的。而在案例中是德國(guó)人自己提出了商務(wù)訪問的要求，中方也做出了安排，甚至中方已經(jīng)去機(jī)場(chǎng)接機(jī)，可是德國(guó)客戶卻沒來。也就是說，這次事件的直接責(zé)任人應(yīng)該是德國(guó)客戶，因?yàn)槿绻聡?guó)客戶不來，就應(yīng)該事先通知中方業(yè)務(wù)員，以便另行安排，可是德國(guó)客戶并沒有事先通知。

根據(jù)德國(guó)客戶在本案例中應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和德國(guó)人的性格，郵件寫作時(shí)，可以采取兩種策略：一種是“真誠(chéng)”策略，一種是“苦肉計(jì)”。如果采取“真誠(chéng)”的策略，那么該案例中的業(yè)務(wù)員就應(yīng)該在郵件的開始段落，表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的關(guān)心和擔(dān)憂，讓對(duì)方被真誠(chéng)所感動(dòng)；然后，再描述一下接機(jī)前對(duì)這次客戶出訪的期盼，使德國(guó)客戶為自己未能出行感到抱歉；接著，找一個(gè)借口給德國(guó)客戶提供一個(gè)臺(tái)階，也是出口方為自己希望再次合作尋找理由；最后，真誠(chéng)地邀請(qǐng)對(duì)方再次來訪。在這種策略下，郵件的語氣應(yīng)該比較委婉，語言應(yīng)該較為正式，表現(xiàn)出寫信人的關(guān)切和重視。如果采取“苦肉計(jì)”，那么案例中的業(yè)務(wù)員就應(yīng)該先對(duì)對(duì)方?jīng)]有如期到訪表示遺憾；然后，提出自己為這次到訪所做出的努力，包括公司經(jīng)濟(jì)上的損失和公司老板的失望及不滿；接著，將公司老板要求業(yè)務(wù)員自己承擔(dān)責(zé)任和相應(yīng)的懲罰敘述一下，讓對(duì)方為其行為給業(yè)務(wù)員帶來的不良后果感到內(nèi)疚；業(yè)務(wù)員還可以寫一寫世人對(duì)德國(guó)人的看法和認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步讓德國(guó)客戶感到自身行為的不妥，及對(duì)德國(guó)人名譽(yù)的損壞；最后，郵件應(yīng)該把問題拋給對(duì)方，讓對(duì)方提出方案，來解決相關(guān)的問題。

無論采取哪種策略，如果德國(guó)客戶回復(fù)郵件，那就意味著有重新建立聯(lián)系的可能。如果德國(guó)客戶沒有回復(fù)郵件，那么就說明本章案例中的客戶是德國(guó)人中的特例，作為中方業(yè)務(wù)員就應(yīng)該放棄該客戶，吸取相應(yīng)的教訓(xùn)，在以后的業(yè)務(wù)中，盡量將相關(guān)的工作做細(xì)致。

二、基于案例失敗郵件實(shí)例點(diǎn)評(píng)

（一）錯(cuò)誤句子實(shí)例點(diǎn)評(píng)

1．we believe that you still have great interest in our products，and we are also interest in doing business with you．

點(diǎn)評(píng)：這句話的意思是“我方相信你方對(duì)我方產(chǎn)品還是非常感興趣的，同樣，我們也有興趣與你方展開貿(mào)易?！边@句話存在語法錯(cuò)誤。作為一句話開始的首個(gè)單詞的“we”中的“w”應(yīng)該是大寫。雖然在實(shí)踐中，這并不影響收信人對(duì)信息的理解，但是，卻反映了寫信人工作是否細(xì)心。對(duì)于合作伙伴來說，選擇細(xì)心的伙伴比選擇不細(xì)心的伙伴，更能保證事情的順利進(jìn)行?！癷nterest”作為“興趣”，既可以是名詞，也可以是動(dòng)詞，如果是動(dòng)詞，就不能直接與系動(dòng)詞“are”一起用，應(yīng)該將其變成過去分詞“interested”，才是正確的用法。另外，在沒有了解對(duì)方?jīng)]能出訪的原因時(shí)，就直接假設(shè)對(duì)方也對(duì)交易感興趣，會(huì)顯得寫信人比較主觀，可能會(huì)引起對(duì)方的反感。

2．I will be appreciated if you could make an explanation．

點(diǎn)評(píng)：這句話的意思是“如果你能對(duì)你的行為做出一個(gè)解釋，我將不勝感激?！边@句話雖然表面上非?？蜌猓钦Z氣比較強(qiáng)硬，帶有一定的指責(zé)意味。在面對(duì)問題時(shí)，“指責(zé)”只會(huì)引起對(duì)方的“自衛(wèi)”，還會(huì)影響雙方的關(guān)系。另外，這句話中的“appreciate”用法有誤，這是學(xué)習(xí)者普遍存在的一個(gè)問題。“appreciate”的用法包括以下幾種：appreciate sth．；appreciate it if...（從句）；sth．is appreciated。根據(jù)這三種用法，語句可以分別表達(dá)成：“I will appreciate your explanation for your failure to come．”“I appreciate it if you could make an explanation．”“Your explanation will be appreciated．”

3．Sincerely，visit our factory and I’m confident that our products will satisfy your needs．

點(diǎn)評(píng)：這句話的語法存在問題，讓人難于理解寫信人到底要表達(dá)什么意思?！皊incerely”是一個(gè)副詞，做這句話的狀語，但是這句話是由兩個(gè)簡(jiǎn)單句組成的并列句，而且謂語的主語不一樣，那么將“sincerely”置于句首，并用逗號(hào)隔開，就不明確到底誰應(yīng)該“真誠(chéng)地”。如果是修飾第一句，那意思就是“真誠(chéng)地訪問我方”，換句話說，是否是指這次客戶沒有來，是因?yàn)椴粔蛘嬲\(chéng)呢？這樣，反而會(huì)影響與客戶之間的關(guān)系。如果修飾第二個(gè)簡(jiǎn)單句中的主語“I”，“sincerely”修飾“be　confident”顯得很不恰當(dāng)。因?yàn)椤皩?duì)……有自信”只有程度的區(qū)別，而不會(huì)是“真誠(chéng)地”還是“虛假地”。這句話應(yīng)該改成“I sincerely wish that you can visit our factory and I’m confident that our products will satisfy your needs．”可見，追求句子簡(jiǎn)潔的前提是保證句子的意思表達(dá)準(zhǔn)確。

4．It was my fault that I forgot to recheck your fight number．

點(diǎn)評(píng)：這句話的意思是“我忘記了，應(yīng)該再核實(shí)一下你的航班號(hào)?！笔紫龋@句話中的“fight”應(yīng)該是“flight”?！癴ight”是一個(gè)動(dòng)詞，是“戰(zhàn)斗”的意思；“flight”是名詞，有“航程”或“航班”的意思。這兩個(gè)詞在形式上非常相近，應(yīng)該加以區(qū)別，所謂“差之毫厘，失之千里”。其次，這句話的潛臺(tái)詞暗示著兩種可能：一是指“我記錯(cuò)了你的航班號(hào)，從而搞錯(cuò)了接機(jī)時(shí)間”；二是指“你有可能來了，但是我記錯(cuò)航班，未能接到你”。這兩種“借口”都不是很妥當(dāng)，有些牽強(qiáng)，因?yàn)榘咐呀?jīng)明確表明對(duì)方實(shí)際上沒有來，也沒有提前通知，業(yè)務(wù)員已訂酒店等，并受到老板的批評(píng)，就說明航班和時(shí)間都沒有錯(cuò)。將所有的錯(cuò)誤都大包大攬的做法會(huì)為今后的合作關(guān)系埋下“地雷”。

5．Permit me first of all to apologize for my terrible mistake made on the arrangements for your visit to our factory，especially on the arrival time of the flight．

點(diǎn)評(píng)：這句話的意思是“請(qǐng)?jiān)试S我首先為自己在安排你方訪問我方工廠的事情上犯下的嚴(yán)重錯(cuò)誤，特別是航班到達(dá)的時(shí)間道歉。”寫信人將所有的責(zé)任都承擔(dān)起來，希望對(duì)方能夠再次訪問參觀工廠。這不是很好的策略。明明是對(duì)方的責(zé)任，還堅(jiān)決地表明是己方的錯(cuò)誤，就有點(diǎn)委曲求全了。對(duì)于誠(chéng)實(shí)的德國(guó)人而言，不但不會(huì)感激，反而會(huì)懷疑寫信人的品質(zhì)。而如果對(duì)方不是誠(chéng)實(shí)的人，又會(huì)被利用，與這樣的客戶交易，也是非常危險(xiǎn)的。另外，這個(gè)句子中的插入語——first　of　all，是放在句子中間的，應(yīng)該在插入語的前后都增加逗號(hào)；如果將其放在句首，就只用一個(gè)逗號(hào)隔開就行。

6．We would conform your visit ahead next time．

點(diǎn)評(píng)：這句話應(yīng)該表達(dá)的是“下次，我們一定會(huì)提前確認(rèn)你的訪問?！钡牵@句話中，“conform”的意思是“遵守”“符合”，而且是個(gè)不及物動(dòng)詞，不能直接帶賓語。如果要接賓語，就應(yīng)該以“conform to”的形式，表示“與……相符”。表示“確認(rèn)”的詞，應(yīng)該是“confirm”，是個(gè)及物動(dòng)詞，可以直接接賓語。雖然這兩個(gè)詞只相差一個(gè)字母，但是完全是兩個(gè)單詞，兩個(gè)意思，在學(xué)習(xí)英語時(shí)，應(yīng)該注意區(qū)別形式上接近的單詞。

7．We just want to make sure that is everything all right with you．

點(diǎn)評(píng)：這句話的意思是“我們只是想確認(rèn)，你是否還好?！北磉_(dá)了寫信人對(duì)德國(guó)客戶的關(guān)切，應(yīng)該是非常恰當(dāng)?shù)牟呗院驼Z氣。但是，原句中出現(xiàn)了一個(gè)比較嚴(yán)重的語法錯(cuò)誤?！澳闶欠襁€好”是“make sure”的賓語從句。根據(jù)英語語法，如果賓語從句是一般疑問句的形式，那么應(yīng)該將一般疑問句轉(zhuǎn)變成以“whether”或“if”的句子。因此，原句應(yīng)該改寫成：We just want to make sure if everything is all right with you．

8．However，all these turned out to be in vain due to your absence，which，on the other hand，puts spots on your sincereness to do business with us．

點(diǎn)評(píng)：這句話的意思是“我們所有的努力都因?yàn)槟愕娜毕踪M(fèi)了，而且你的這種行為也證明了你沒有與我方合作的誠(chéng)意?！比绻麑懶沤o德國(guó)客戶是為了發(fā)泄心中的不滿，并告知德國(guó)客戶取消與其合作關(guān)系，這句話表達(dá)得非常不錯(cuò)。但是，如果“我們”還是希望與對(duì)方合作，這樣的表達(dá)就過于嚴(yán)厲，語氣過于強(qiáng)硬了，會(huì)讓事態(tài)進(jìn)一步惡化，屆時(shí)，再想挽回就更困難了。因此，寫信人應(yīng)該充分考慮寫信的目的，再選擇采取何種溝通策略和表達(dá)。在這句話中，“sincere”的名詞形式不是“sincereness”，而是“sincerity”。在英語中，“－ness”是名詞后綴，但是，并不是所有的形容詞后加“－ness”就是名詞，具體的名詞形式還是要靠平時(shí)的記憶和積累。

9．There　must　have　been　something　that　precluded　you　from　doing　the business　trip．

點(diǎn)評(píng)：這句話的意思是“一定是有什么事，讓你未能按時(shí)出訪?！边@句話表達(dá)得非常巧妙，雖然沒有指出具體發(fā)生的事情，但卻給對(duì)方找了個(gè)很好的借口，也給寫信人自己找到了希望重新合作的理由。但是，這句話中的“doing　the business　trip”不符合英語的表達(dá)習(xí)慣。在英語中，“do”和“make”好像是萬能詞，可以與許多名詞搭配，但表達(dá)“出差”或“商務(wù)出訪”，卻有固定的搭配，應(yīng)該是“take　business　trip”或直接用“visit”這個(gè)詞。這些搭配也是需要平時(shí)的記憶和積累的。

10．I’m disappointed in you—I had waited for 3hours in the airport，but you didn’t show up without informing us of the changes．

點(diǎn)評(píng)：這句話的意思是“我對(duì)你很失望，你讓我在機(jī)場(chǎng)等了你三個(gè)小時(shí)，但是你卻沒有出現(xiàn)，而且還沒有通知我們相關(guān)的改變?！睉?yīng)該說，這句話的后半部分，表達(dá)的都是事實(shí)，但是，用“disappointed”這個(gè)詞表示“對(duì)德國(guó)客戶感到失望”，不是特別妥當(dāng)。如果用“regretful”等，會(huì)比較恰當(dāng)，表示雙方是平等、合作的關(guān)系。“disappointed”加重了這句話的語氣，顯得比較強(qiáng)硬，不利于改善雙方之間的關(guān)系。

（二）錯(cuò)誤段落實(shí)例點(diǎn)評(píng)

1．We feel sorry that you didn’t come last time，but I think there must have been some emergency that kept you from coming here last time．Accurately，we had been ready to welcome you，but you didn’t come．We really regard it as a great pity．

點(diǎn)評(píng)：這個(gè)段落的意思如果翻譯成中文，就是“我方非常遺憾你上次未能過來，但是我想一定是發(fā)生了緊急狀況，使你的訪問未成形。確切地說，我們已經(jīng)做好了準(zhǔn)備，你卻沒來。我們真的覺得非常遺憾?！边@個(gè)段落的語序混亂，語言啰嗦，意圖也不明確。這個(gè)段落如果按事情發(fā)生的順序來述說，意思會(huì)更加清楚易懂，因此，這個(gè)段落可以改成“According to the schedule of your visiting we had arranged，we went to the airport to welcome you，but you didn’t come．We really regard it as a great pity，but I think there might have been some emergency that kept you from coming here．”

2．I’m sorry that we failed to make an appointment at the airport．I’m rather worry about you．Was there anything serious？As I know you German have a good reputation of credit．I can understand there must have been something wrong with you that make you break your promise．If you have some problems，please tell me so that I can try my best to help you．

點(diǎn)評(píng)：這個(gè)段落采取的策略是比較恰當(dāng)?shù)?，整個(gè)段落的意思是“非常抱歉，我們沒能在機(jī)場(chǎng)見面。我非常擔(dān)心你。是不是有什么嚴(yán)重的事?。恳?yàn)槲抑赖聡?guó)人有較好信用。我相信一定是發(fā)生了什么事，讓你沒法履約。如果你有什么問題，就請(qǐng)告訴我，我會(huì)盡全力幫助你的?！敝皇沁@個(gè)段落中的語言問題，特別是詞語或短語的用法出現(xiàn)的錯(cuò)誤比較多。“make an appointment”是指確定一個(gè)時(shí)間、地點(diǎn)，雙方見面，即“預(yù)約”；但要表達(dá)“沒能在機(jī)場(chǎng)見面”，不能用“make an appointment”，而應(yīng)該是“meet each other”或“see you”，這樣意思更明確?！皐orry”這個(gè)詞的用法也比較容易出錯(cuò)?！皐orry”是一個(gè)動(dòng)詞，它有兩種常見的意思：一是“to make anxious or uncomfortable”（使煩惱，使焦慮），另一個(gè)是“to be anxious about”（擔(dān)心，煩惱，為……發(fā)愁）。在原句中顯然應(yīng)該采取第二種用法，刪去系動(dòng)詞“am”。當(dāng)然，“worried”是“worry”的變形，是形容詞，可以與系動(dòng)詞連用，因此，原句也可以將“worry”改成“worried”。在段落的第5句話中，定語從句中的動(dòng)詞“make”最好是過去式，表明是過去發(fā)生的事情。

3．We apologize for delayed response since we missed you in the airport on October 12．However，we would like to know if there was something urgent that happened to you since we did not receive any notice ahead．

點(diǎn)評(píng)：本段落中的第一句話的意思是“自10月12日我方在機(jī)場(chǎng)沒接到你后，我方為沒能及時(shí)聯(lián)系你表示道歉?！边@句話寫得過于謙卑，有些低三下四的意味。貿(mào)易關(guān)系應(yīng)該建立在平等互利的基礎(chǔ)上，只有平等的貿(mào)易關(guān)系才可能是持久的。因?yàn)槭菍?duì)方?jīng)]能及時(shí)通知，我方表示出“擔(dān)心”“憤怒”或“惱火”才是正常的。當(dāng)然，“擔(dān)心”是最佳策略。如果要表示“關(guān)切”，重新聯(lián)系客戶，就直截了當(dāng)?shù)乇硎尽瓣P(guān)切”更加合適。

4．Because we all know your country is a strict country．And there must be some reason that leads you can’t come this time．

點(diǎn)評(píng)：本段落的語法問題比較嚴(yán)重，尤其是“中式”思維。原文想表達(dá)的意思應(yīng)該“因?yàn)槟銈儑?guó)家以嚴(yán)謹(jǐn)著稱，肯定有什么原因?qū)е履銢]能來。”在英文表達(dá)中，“because”引導(dǎo)的從句不能獨(dú)立存在，它必須要有一個(gè)主句，以構(gòu)成復(fù)合句。該段落的第二個(gè)句子是一個(gè)帶有定語從句的復(fù)合句，但是定語從句中的謂語動(dòng)詞沒有選擇恰當(dāng)，導(dǎo)致句式復(fù)雜，表達(dá)不地道。其實(shí)，可以將該句中的動(dòng)詞“l(fā)ead”改成“prevent”或“keep”，意思更明確。整個(gè)段落應(yīng)該可以改成“There must have been some reason that prevents you from coming，for you German have the quality of strictness．”

5．It is a pity that you didn’t come this time．You can connect with us in advance to inform us in any time．We look forward to your next visit to our factory．

點(diǎn)評(píng)：這句話的意思是“你這次沒來，我們感到非常遺憾。你可以提前通知我們。我們期待你下次來我們工廠訪問?！边@個(gè)段落的問題在于每個(gè)句子之間的關(guān)聯(lián)性不夠強(qiáng)，思維跳躍，有些“急于求成”。如果將這三句話，都拓展成段落，倒是一封不錯(cuò)的郵件。另外，動(dòng)詞“connect”有“連接”的意思，但它強(qiáng)調(diào)的是事物與事物之間的關(guān)聯(lián)性，而要表達(dá)中文的“與……聯(lián)系”，應(yīng)該是動(dòng)詞“contact”，“contact”是一個(gè)及物動(dòng)詞，無需加介詞“with”，可以直接接賓語。

6．I wonder maybe you were too busy to come．Or something emergent happened keeped you from doing so．

點(diǎn)評(píng)：這句話的意思是“我想你一定是太忙了沒來成?；蛘?，一定是什么緊急狀況導(dǎo)致你沒來成。”這個(gè)段落的語氣和策略都比較好。但是，該段落提出了兩個(gè)理由，為對(duì)方開脫，有些“畫蛇添足”的感覺。當(dāng)然，如果比較兩個(gè)理由，第二個(gè)比第一個(gè)更恰當(dāng)。對(duì)于一個(gè)守信用的商人來說，“繁忙”不應(yīng)該成為不履約的理由。第二個(gè)理由是“緊急事件”，那就是對(duì)方無法控制的，不是主觀愿意的，這是一個(gè)非常好的理由了。因此，在該段落中，只需保留第二個(gè)理由。當(dāng)然，前面最好對(duì)“接機(jī)”做一個(gè)描述，也可以表達(dá)接待方的心情。另外，該段落中也有語法錯(cuò)誤。一是“happened”和“keeped”兩個(gè)動(dòng)詞連用，不符合英語的語法。其實(shí)，可以將“happened”刪去，不會(huì)影響寫信人要表達(dá)的意思。而“keep”的過去式應(yīng)該是“kept”，而不是在單詞后直接加“ed”。這種特殊形式的過去式，需要平時(shí)加強(qiáng)記憶。

7．First of all，I am very sorry that you didn’t come to our factory as agreed on．I am conviced that you must have had something extremely urgent and important so that you didn’t agree our appointment．As your partner，if you have any problem or emergency，we would like to be noticed immediately，communicate with you and do you a favor as possible as we can．

點(diǎn)評(píng)：這個(gè)段落欲表達(dá)的意思是“首先，我覺得非常遺憾，你未能按約定的時(shí)間來訪問參觀我廠。我堅(jiān)信一定是有緊急或重要的事情，導(dǎo)致你沒有履約。作為你的伙伴，如果你有任何問題或緊急事情，我們希望你能及時(shí)通知我們，我們會(huì)竭盡全力幫助你。”

這個(gè)段落表達(dá)的意圖是恰當(dāng)?shù)?，友善的，但是，該段落的語言問題比較多，造成意思表達(dá)不到位。首先，單詞拼寫有誤?！癱onvice”應(yīng)該是“convince”，是動(dòng)詞，表示“使確定”的意思。其次，選詞有誤。“agree”是指“同意”，而在原段落中，“agree our appointment”要表達(dá)的意思是“遵守約定”或“如約而至”，如果用“agree”，不符合英語的表達(dá)習(xí)慣，應(yīng)該是“keep our appointment”。再次，混淆了單詞不同詞性的用法。“notice”做名詞時(shí)，有“通知”的意思，但如果做動(dòng)詞用，就是“注意（到）”的意思，應(yīng)注意區(qū)別兩個(gè)不同詞性所代表的意思。若要表達(dá)“通知”，可以用“inform”這個(gè)詞。最后是誤用短語?！癲o you a favour”這個(gè)短語中的“favour”是“恩惠”的意思，一般是請(qǐng)求別人幫忙時(shí)，用“do me a favour”。當(dāng)接待方說“do you a favour”，就好像是在給對(duì)方施舍，有一種“居高臨下”的感覺。要表達(dá)“幫助對(duì)方”的意思，應(yīng)該用“try our best to help you”。

8．Our company was glad to your asking of visiting our factory and eager to establish business relationship with you．But as you disobeyed your promise and failed to visit the factory，it brings some difficulties to our business．

點(diǎn)評(píng)：這個(gè)段落的意思是“當(dāng)你方要求參觀和訪問我們工廠時(shí)，我們非常高興，也非常渴望與你方建立貿(mào)易關(guān)系。但是，你方卻沒有遵守諾言，沒有參觀我方工廠，這種行為已經(jīng)影響了我們雙方之間的貿(mào)易關(guān)系?！狈浅Ｃ黠@，因?yàn)榈聡?guó)客戶沒有按時(shí)出訪，接待方感到不滿，并提出了抱怨。如果接待方還是想與德國(guó)客戶進(jìn)行貿(mào)易往來，那這個(gè)策略就不夠妥當(dāng)，因?yàn)檫@樣的寫作反映了接待方不夠大方，有些斤斤計(jì)較。另外，“be glad to”的“to”表示的是動(dòng)詞不定式，后面應(yīng)接原形動(dòng)詞，而不是動(dòng)名詞。“遵守諾言”的習(xí)慣表達(dá)應(yīng)該是“keep one’s promise”，一般不用“obey”這個(gè)詞?！皁bey”是指“遵守、服從”，一般表示“遵守規(guī)則”等。

9．I still remember you said that you would come to our company this morning．Foreign customers are always very important for our company．We treasure every opportunity to establish business relationship with them．This time is not an exception．We prepared everything for your coming，including the supper，meeting，transportation and hotel．Of course all them cost a lot of money．Today I came to the airport to welcome your coming．Unfortunately，you never show up．I waited for the whole day and really feel disappointed．The worse thing is that my boss is getting angry and he think I should take the responsibility．Now，I am in a very dangerous situation and It is possible that I may lose my job．

點(diǎn)評(píng)：這個(gè)段落的意思是“我仍然記得你曾經(jīng)說過你將于今早來我公司參觀。國(guó)外客戶對(duì)于我公司來說非常重要。我們珍惜與他們建立貿(mào)易關(guān)系的每一個(gè)機(jī)會(huì)。這次也不例外。我們準(zhǔn)備了所有的事務(wù)，包括飲食、會(huì)議、交通和住宿，而且，這些都花費(fèi)了很多錢。今天我們?nèi)C(jī)場(chǎng)接你，不幸的是，你沒有出現(xiàn)。我等了一整天，真的非常失望。最糟糕的是我的老板非常生氣，他讓我承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任?，F(xiàn)在，我的處境非常糟糕，有可能我會(huì)因此失去我的工作?！痹摱温洳捎昧恕翱嗳庥?jì)”，整體來看，事情述說得比較清楚，從對(duì)方提出商務(wù)訪問到接待方的精心準(zhǔn)備，再從接機(jī)的失望到給業(yè)務(wù)員帶來的后果，意思層層遞進(jìn)，對(duì)收信人的觸動(dòng)應(yīng)該比較大，可能會(huì)產(chǎn)生較好的效果。

可是，該段落反映出“中式英語”的一些問題。首先，該段落有三層意思，按照英文的表達(dá)習(xí)慣，應(yīng)該分成三段，意思會(huì)更加清晰，層次會(huì)更加分明，也方便閱讀。第一段可以到“This time is not an exception．”止，主要是表達(dá)寫信人對(duì)來訪的重視；第二段可以到“Unfortunately，you never show up．”止，描述了為接機(jī)做的準(zhǔn)備和客戶沒有來的事實(shí)；第三段陳述客戶沒來造成的后果。其次，詞語選擇和時(shí)態(tài)選擇不太恰當(dāng)?！皊upper”在英文中僅僅指“晚餐”，而客戶來訪不應(yīng)該只是解決晚餐，因此，應(yīng)該用“meal”來代替“supper”?！癮ll them”不符合英語的表達(dá)習(xí)慣，當(dāng)表示“所有這些”（指前面提到的來訪準(zhǔn)備）時(shí)，一般用“all these”或“all of them”?！癱ome to airport”在英語中，表示“說話人還在機(jī)場(chǎng)”，這不符合事實(shí)，寫信人應(yīng)該已經(jīng)從機(jī)場(chǎng)回來了，因此，在表達(dá)“去機(jī)場(chǎng)接你”應(yīng)該是“go to the airport to pick you up”。在原段落中，從“去機(jī)場(chǎng)”開始，動(dòng)詞時(shí)態(tài)有時(shí)是現(xiàn)在時(shí)，有時(shí)是過去時(shí)，比較混亂，可以都采用現(xiàn)在時(shí)，因?yàn)槎际恰皌oday”發(fā)生的事情。要特別注意“he think”中的第三人稱單數(shù)問題，要把“think”改成“thinks”。此外，該段落的最后一句是兩個(gè)簡(jiǎn)單句組成的并列句，那么第二個(gè)簡(jiǎn)單句的首字母不應(yīng)該大寫，應(yīng)該是小寫。

10．I don’t know what made you cancel this visit．I should have had more communication with you．But it was done．I’m not blaming you，but I really think that you should give us your explanation about it．As I mentioned before，we treasure every opportunity to establish business relationship with our customers．We may have some misunderstandings about it．We are full of confidence that we can figure it out．So we still want you to come for our business cooperation．And I guess that’s the only chance to save my job．I’m looking forward to hearing from you．

點(diǎn)評(píng)：這個(gè)段落的意思是“我不知道是什么原因?qū)е铝四闳∠@次參觀訪問。我應(yīng)該跟你多聯(lián)系。但是，事情已經(jīng)這樣了，我也不怪你，不過你應(yīng)該給我們一個(gè)解釋。就像我前面提到的一樣，我們珍惜與客戶建立貿(mào)易關(guān)系的每個(gè)機(jī)會(huì)?；蛟S，我們存在誤解。但是，我們有信心我們可以解決。因此，我方還是希望你能來，以促成我們之間的合作。而且，我想這是我能挽回工作的唯一機(jī)會(huì)。我期待你的回復(fù)?！?/p>

該段落與例9的策略是一樣的，都是“苦肉計(jì)”，但是，這個(gè)段落寫得層次不分明，意思混亂，缺乏邏輯。該段落第一部分希望對(duì)方給出一個(gè)合理的解釋，可是，完全是“中式思維”，其大意是“我不知道是什么導(dǎo)致了你取消商務(wù)訪問，我應(yīng)該與你多聯(lián)系幾次；但是，事已至此，我也不是怪你，不過我認(rèn)為你應(yīng)該給出一個(gè)解釋”。英文表達(dá)更注重邏輯，這個(gè)部分可以改成“I don’t know what made you cancel this visit．However，as a businessman，the most important thing is to keep promise．If there is anything which prevents you from coming，you，at least，should inform us of it．But we received no notice in advance．For this，I think that you should give us your explanation．”接下來，寫信人又是“自責(zé)”，又是“自信”，意思也相當(dāng)混亂。從邏輯上而言，這個(gè)部分最好描述“對(duì)方行為帶來的后果”，列舉經(jīng)濟(jì)上的損失和公司老板對(duì)業(yè)務(wù)員的懲罰，甚至可以提到對(duì)德國(guó)客戶自身名譽(yù)的影響。最后，中方的業(yè)務(wù)員不應(yīng)該主動(dòng)拋繡球，應(yīng)該將這個(gè)難題拋給對(duì)方，讓德國(guó)客戶給出一個(gè)解決問題的方案。這樣，德國(guó)客戶回復(fù)的可能性會(huì)更大，如果不回復(fù)，那就是一個(gè)不值得建立貿(mào)易關(guān)系的客戶，也不用惋惜。

（三）失敗郵件實(shí)例點(diǎn)評(píng)

1．

Dear Sirs，

Much to my regret that I didn’t pick you up at the airport．I forgot to recheck your flight number and then missed your arrival time．I acknowledge that my fault has brought you much trouble．I hereby express my deep sorrow for this matter and assure you that this matter will not happen once again．I wish we can make an appointment again when it is convient for you．Sorry again for inconvenient and hope for a perfect meeting next time．

I look forward to having your early reply．

Yours sincerely，

×××

點(diǎn)評(píng)：這封郵件是比較失敗的，不僅表現(xiàn)在策略上，還表現(xiàn)在語言方面。首先，根據(jù)案例，誰對(duì)誰錯(cuò)非常明顯。德國(guó)客戶沒有出現(xiàn)，既沒有事先通知，也沒有事后的電話或郵件，可以看出德國(guó)客戶不是因?yàn)楦沐e(cuò)了航班而沒有出現(xiàn)，否則他應(yīng)該會(huì)主動(dòng)與寫信人溝通。如果是寫信人將接機(jī)航班或時(shí)間記錯(cuò)，德國(guó)客戶也會(huì)聯(lián)系寫信人。寫信人作為商務(wù)訪問的接待方，在沒有接到客戶的情況下，勇于承認(rèn)錯(cuò)誤，把沒有接到客戶歸結(jié)于自己沒有再確認(rèn)航班，與此同時(shí)，還為給對(duì)方帶來不便，深表歉意，采取的策略是“委曲求全”，目的是希望能與德國(guó)客戶重新取得聯(lián)系。可是，這種“委曲求全”的策略是比較危險(xiǎn)的，給人一種“急于求成”的感覺，也不利于今后貿(mào)易關(guān)系的正常發(fā)展。接待方的“大度”可能會(huì)讓對(duì)方在今后的談判中明顯處于優(yōu)勢(shì)，有可能會(huì)被對(duì)方濫用。與其建立不健康的貿(mào)易關(guān)系，不如干脆放棄。

其次，這封郵件的語法及單詞拼寫等問題比較多?！癿uch to our regret”是

一個(gè)習(xí)慣短語，表示“I am sorry”，習(xí)慣性用法是將其放在句首，用逗號(hào)將它和主句隔開，而不是接“that從句”?！皁nce again”也是一個(gè)常用短語，表示“now again，as in the past”，即（像從前那樣）再（來）一次，“again”表示“once more，one more time”，表示“再一次，又”。在原段落中，寫信人保證“這樣的事情不會(huì)再發(fā)生了”，強(qiáng)調(diào)的是“再一次”，因此，用“again”更恰當(dāng)。“方便的”正確拼寫應(yīng)該是“convenient”，而不是“convient”，作為形容詞，它的前面可以加前綴“in”表示相反的意思，即“不方便的”，但它仍舊是個(gè)形容詞，如果要做介詞“for”的賓語，應(yīng)該將其變?yōu)槊~形式——inconvenience。

2．

Dear Sirs，

We are pleased to receive your order of 19th June．

We felt greatly honoured to have you visit our company in person．So we prepared everything well to welcome your arrival．However，it’s a pity that you didn’t come yesterday．As we all know，Germans are famous for their responsibility，punctuality and strictness，so we guess you might have had

come across something emergent，and thus had no time to inform us the changed schedule at once．

We hope you can arrange another visit to our company．To help you know better about our products and make better decisions，we enclose a copy of our catalogue and hope our handling of this order can lead to further business relationship between us．

Yours sincerely，

×××

點(diǎn)評(píng)：如果不考慮這封郵件寫作的商務(wù)背景，僅僅從郵件的語言、結(jié)構(gòu)和策略來講，這封郵件寫得還是不錯(cuò)的。這封郵件結(jié)構(gòu)完整，段落層次分明。它的語言基本功比較扎實(shí)，沒有出現(xiàn)語法錯(cuò)誤，也沒有單詞拼寫的錯(cuò)誤，而且郵件的意思也表達(dá)得比較準(zhǔn)確和清晰。這封郵件采取的策略也非常恰當(dāng)，以“德國(guó)人的責(zé)任心、守時(shí)和嚴(yán)謹(jǐn)”來猜測(cè)“一定是發(fā)生了一些意外的事”，不僅為對(duì)方找到一個(gè)很好的臺(tái)階，也為自己寫信找了個(gè)很好的理由。

然而，所有這些努力都是徒勞，因?yàn)椋@封郵件有一個(gè)致命的錯(cuò)誤——不符合本章案例的商務(wù)背景。根據(jù)本章的商務(wù)案例，我們可以知道，德國(guó)客戶與中方業(yè)務(wù)員之間還處在貿(mào)易磋商階段，德國(guó)客戶還沒有下訂單?？墒?，這封郵件的開頭表示了對(duì)對(duì)方訂單的謝意，還在結(jié)尾段落表示希望通過執(zhí)行這份訂單能建立進(jìn)一步的貿(mào)易關(guān)系，表明寫信人沒有理解本章的案例。其實(shí)，每一封商務(wù)郵件都是在一定的背景下寫的，如果脫離了其商務(wù)背景，語言和結(jié)構(gòu)再好，郵件也沒有任何實(shí)際意義。從這封郵件的寫作，我們可以看出，學(xué)習(xí)進(jìn)出口郵件寫作，不僅僅是一種語言上的學(xué)習(xí)，而應(yīng)該將語言學(xué)習(xí)與商務(wù)背景相結(jié)合，鍛煉學(xué)習(xí)者的獨(dú)立思考能力、解決問題能力及語言和商務(wù)知識(shí)的綜合應(yīng)用能力，才能使進(jìn)出口郵件寫作的學(xué)習(xí)者更好地適應(yīng)進(jìn)出口實(shí)踐的要求。

三、基于案例成功郵件實(shí)例點(diǎn)評(píng)

（一）郵件范例

1．

Dear Sirs，

It’s a great pity that you didn’t show up as scheduled yesterday．Our CEO and I are worried about you．It’s essential for us to make sure that you are safe．So，could you please give us a reply if everything is fine？Besides，our CEO would like to find out the reasons，if any，that prevented us from meeting．Would you please kindly inform us the possible reasons？We really appreciate it．

Let me confirm your schedule once again．After your arrival，we would have a dinner in a famous restaurant near the West Lake．And after that we would show you around the lake to enjoy the charming scenery．For that night，you would stay at the Hilton Hotel．

There would be a meeting for you the next morning in our company building，at which our CEO would introduce you our company and products．After that，we would lead you to go around our factory，and of course you would enjoy your lunch there．Your flight back would be at about 3：00that afternoon．

If you have any ideas or suggestions about the schedule，please tell us and we would surely adjust it according to your needs．As soon as you fix your time，please let us know so that we could make the arrangements as early as possible．Our CEO and I myself welcome you to our country and our company，and we quite expect the face－to－face communication with you．

Looking forward to your reply．

Yours sincerely，

×××

2．

Dear Sir，

I have been wondering why you didn’t come last weekend．

On our schedule，you should visit our factory on April 25th to see our products that interest you．We had arranged a hotel for you and had been

ready to meet you at the airport．But，to our disappointment，you didn’t appear．Did anything happen to you？If so，you should have called me instantly so that we could cancel the room and make some adjustment．

My boss is very angry at this matter．He asked me to take the responsibility．You know I’m in a very bad situation now．So，could you give me a good explanation so that my boss may forgive me for this big errer？

Yours sincerely，

Shelley

（二）郵件實(shí)例點(diǎn)評(píng)

進(jìn)出口郵件寫得成功與否不在于郵件的長(zhǎng)短，而在于郵件采取的寫作策略、表述語言和篇章結(jié)構(gòu)。上述兩封郵件就是寫得比較成功的郵件，重新建立貿(mào)易關(guān)系的可能性非常大。

首先，這兩封郵件采取的策略很恰當(dāng)。第一封郵件采取的策略是“真誠(chéng)策略”。在郵件的起始段，寫信人真誠(chéng)地關(guān)心德國(guó)客戶的安危，希望德國(guó)客戶給出一個(gè)解釋。接著又將商務(wù)訪談的安排告知對(duì)方，以吸引（或誘惑）對(duì)方。在結(jié)尾段落，寫信人非常自然地通過提出希望德國(guó)客戶能夠再次商定時(shí)間和來訪行程，要求對(duì)方能盡快回復(fù)。只要對(duì)方回復(fù)了，重新磋商的可能性就非常大了。第二封郵件，采用的是“苦肉計(jì)”。在郵件中，寫信人提出了其公司老板對(duì)他的態(tài)度——“angry”，在字體上使用了加粗的字體，使得“angry”比較醒目；寫信人還提到了老板要求他承擔(dān)責(zé)任，也使用了加粗的“me”，以示強(qiáng)調(diào)。德國(guó)客戶收到這封郵件后，如果他不是一個(gè)騙子，應(yīng)該會(huì)感到愧疚的，回復(fù)的可能性非常大。

其次，這兩封郵件的篇章結(jié)構(gòu)也非常合理。第一封郵件在第一段表示了關(guān)切，表明出口方的態(tài)度。第二段和第三段說明了行程安排，不僅表明出口方的精心安排，還希望通過再次的描述，能引起對(duì)方的興趣。第四段表達(dá)了出口方希望面談的心愿，段落分明而且完整，方便閱讀和理解。第二封郵件的段落也非常清晰明確，整封郵件的篇章簡(jiǎn)短但完整。尤其值得一提的是第二封郵件結(jié)尾部分的處理。通常，在進(jìn)出口郵件的結(jié)尾，寫信人會(huì)寫“We look forward to your early reply．”以提醒對(duì)方盡快回復(fù)。但是，在第二封范例郵件中沒有寫類似的句子，結(jié)尾簡(jiǎn)潔，因?yàn)樵谒慕Y(jié)尾段落的最后一句已經(jīng)寫到“你能否給我一個(gè)解釋”，也就是要求對(duì)方回復(fù)了，這樣就避免了重復(fù)。另一方面，因?yàn)樵诮Y(jié)尾段落中提出了老板的態(tài)度和處理措施，業(yè)務(wù)員可能要承擔(dān)責(zé)任，以“So，could you give me a good explanation so that my boss may forgive me for this big error．”來結(jié)束整封郵件，能傳遞寫信人內(nèi)心的不滿和擔(dān)憂，更能凸顯“苦肉計(jì)”的效果。

最后，這兩封郵件的語句比較通順，意思也比較清楚，沒有出現(xiàn)較嚴(yán)重的語法錯(cuò)誤，反映了寫信人較好的語言基本功。不過，這兩封郵件還是有個(gè)別的語言問題。在第一封郵件中，存在三個(gè)小問題：“inform”是動(dòng)詞，表示“告訴……”，它的用法是“inform sb．of sth．”或者是“inform that...”，郵件中少了“of”；“l(fā)ead”也是動(dòng)詞，有“為……帶路，引導(dǎo)”的意思，不過一般是“l(fā)ead＋obj．＋adv．／prep．”的形式，也就是“l(fā)ead”后接賓語和賓語補(bǔ)足語，因此，郵件中的“l(fā)ead you to go around”應(yīng)改為“l(fā)ead you around”；“在我們公司舉行會(huì)議”就非常清楚了，所以不用表達(dá)成“in our company building”，可以刪去“building”。在第二封郵件中，有一個(gè)單詞拼寫錯(cuò)誤，“errer”應(yīng)該是“error”。