第二節(jié)　如何搜集間接材料

面對此如鋪天蓋地的信息量，平時工作始終處于高度緊張狀態(tài)的文秘人員，不可能面面俱到地全方位搜集各方面的信息，只能根據(jù)工作的需要，有針對性有選擇地搜集積累有關資料。那么，哪些信息是文秘人員所必須搜集積累的間接資料呢？

一、要搜集經(jīng)典性、權威性的文獻資料

做文秘工作，首先要注意那些事關宏旨、事關大局，具有方向性、指導性的東西。什么是方向性、指導性的東西？一是關乎黨和國家的路線和大政方針方面的文獻，如中央歷次黨代表大會的報告，國家關于五年、十年計劃的規(guī)劃部署，歷年中央全會的精神、中央工作會議精神、國務院政府工作報告等。這些重要文獻，是各級黨政領導的指導方針，也是文秘人員寫材料的指導方針，下級黨政領導的每一次會議，每個講話和文件，都離不開這些文獻的指導。因而作為文稿的起草人，必須時刻注意收集保存這方面的資料，并注意認真學習領會，使之真正成為寫作的指導思想，文稿的指導思想。二是經(jīng)典理論和權威性著作。除了體現(xiàn)馬列主義、毛澤東思想基本原理的一些經(jīng)典著作之外，目前最重要的是鄧小平關于中國特色社會主義理論和“三個代表”重要思想。當代中國的一切改革開放政策、一切路線方針，都來自鄧小平理論。沒有鄧小平理論，中國改革開放的航船就會失去方向、失去舵手。而“三個代表”重要思想，則是在馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論的基礎上，結全合當今中國和世界形勢的特點，對黨的基本理論和工作方針作出的高度概括，是指導一切工作的方針。系統(tǒng)搜集、學習和把握這方面的資料，無論對理解黨的政策的精神實質(zhì)，把握形勢發(fā)展趨勢，都具有十分重要的意義。這決不是唱高調(diào)，說大話，而是文秘工作的工作性質(zhì)所系、職責所系，只有認真學習掌握了這些重要的基本理論和黨的路線、方針、政策，把握了它們的精神實質(zhì)和要領，我們的各項工作才有頭緒、有方向。作為擬稿人，不但要一般性地了解，對一些重要論點，還要做到深刻領會，了然于心。只有這樣，才會在浩若煙海的材料中找到方向，找到頭緒，抓住要領。

二、要搜集各級黨政領導指示精神、工作部署和重要政策法規(guī)等方面的資料

上級領導特別是直管領導的工作部署、決議、有關規(guī)定及指示等，是下級黨政領導賴以制定本地區(qū)、本部門、本單位工作任務、目標、規(guī)劃和工作部署的指針，是黨和國家大政方針的地區(qū)性、行業(yè)性、階段性體現(xiàn)。只有全面系統(tǒng)地搜集、整理和研究這些部署、決議和規(guī)定等，也才能全面系統(tǒng)地貫徹執(zhí)行上級領導的指示精神；有些指示精神直接包含著關于本地區(qū)本部門本單位的具體部署，那就更應該認真收集、整理、學習和貫徹了。比如上級黨代會的主要領導同志的講話及有關文件，一年一度的政府工作報告，經(jīng)濟工作、農(nóng)村工作會議精神等，對起草本級黨政會議的文件、講話等，都有直接間接的指導作用和參照價值。文秘人員應當隨時把它們收集起來，認真整理，作為本地區(qū)、本部門、本單位起草文件、講話的參考。

此外，還要隨時收集整理本級黨政領導的有關工作部署、決議、文件和出臺的重要政策、規(guī)定等。這樣做，一方面可以使文稿內(nèi)容和領導的工作部署接軌，便于利用已有的成果和基礎，使工作保持政策上的連續(xù)性、銜接性；另一方面，也便于領導和擬稿人深化和發(fā)展已有的工作思路，推進工作局面的開拓創(chuàng)新。

三、要全面系統(tǒng)地搜集積累反映本地區(qū)、本單位的基本情況的有關資料

本地區(qū)、本單位的基本情況資料又叫地情資料，如本地區(qū)的地理位置、行政區(qū)劃、人口構成、自然資源、氣候物候、人文資源、經(jīng)濟社會發(fā)展狀況及前景，發(fā)展的優(yōu)勢和劣勢，軟硬環(huán)境等。單位情況則包括單位構成、成員結構、職能職責、運行現(xiàn)狀、工作成果、存在問題、發(fā)展歷史及將來發(fā)展前景等。地情資料和本單位基本情況資料是最基本的材料工作，是文秘人員寫作的立足之本。向上級匯報工作、向別人介紹情況、對本地區(qū)本部門的工作進行決策、部署等，都必須依據(jù)自身的基本情況。熟練地掌握這類材料，應該成為文秘人員的看家本領和基本功，使之在用到時如探囊取物，如數(shù)家珍，隨用隨取。對于一些基本的數(shù)據(jù)，應當像溫家寶總理講話時隨時引用的各種國民經(jīng)濟的數(shù)據(jù)那樣，能夠熟記硬背，張口即來。不能用數(shù)字表示的，也應盡可能抓住其突出特點和關鍵，用高度簡潔的語言，提綱挈領，加以概括和熟記，以備寫作和工作過程中，隨時需要隨時應用。應當指出，一個地區(qū)、一個單位的基本情況，有些情況是固定的，如區(qū)位、自然環(huán)境、自然條件、歷史條件和歷史發(fā)展過程等；有些情況則是不斷變化的，如經(jīng)濟社會發(fā)展狀況，各種經(jīng)濟社會指標，一個單位的運行態(tài)勢等。對固定的情況資料，應下工夫熟記，做到一勞永逸；對隨時變化的情況和資料，則應當在與過去的不斷對比中加以強化記憶，時間長了，也會記憶深刻牢固。

四、要搜集各地先進經(jīng)驗和典型材料

進入市場經(jīng)濟和信息時代以來，任何一個地區(qū)和單位都不能關起門來搞建設、搞改革，必須廣泛地吸收和借鑒各地的先進經(jīng)驗、管理方式和發(fā)展模式，利用各方面的信息資源和智力資源為我服務。文秘人員既是各級領導的文字材料的提供者，又是領導者的智庫、參謀，必須隨時注意學習和收集來自全國各地乃至世界各地的相關經(jīng)驗、發(fā)展思路、管理模式及其他信息，了解收集相同級別的地區(qū)、單位，在經(jīng)濟社會發(fā)展方面的最新經(jīng)驗和信息。這樣做，一方面可以不斷充實自己的思想庫、材料庫，為寫好領導講話、報告和文件提供營養(yǎng)和素材；另一方面，對一些有價值的東西，可以直接向領導推薦，這對時刻工作在第一線，并時刻關注、探索本地改革、發(fā)展思路的領導同志來說，往往具有重要的參考價值和啟發(fā)意義。如外地城市發(fā)展建設的先進經(jīng)驗，結構調(diào)整的成功經(jīng)驗，區(qū)域經(jīng)濟跳躍式、跨越式發(fā)展的經(jīng)驗等，都是領導所高度注意和關心的，但由于他們工作繁忙，來不及全面系統(tǒng)地翻閱報紙、雜志，文秘人員就有責任進行系統(tǒng)搜集、整理，有選擇地向領導推薦。

五、要搜集整理周邊地區(qū)和單位經(jīng)濟社會發(fā)展情況的相關資料

2003年6月初，山東省委、省政府提出了建設山東半島制造業(yè)基地和半島城市群的目標。為此，對以下三組數(shù)字與長三角、珠三角進行了比較：國土面積，山東半島8個城市7．3萬平方公里，長三角10萬平方公里，珠三角4．15萬平方公里；人口，山東半島3　900萬，長三角7　571萬，珠三角2　365萬；GDP，山東半島7　013億元，長三角19　101億元，珠三角9　419億元。在區(qū)域面積、資源優(yōu)勢、基礎設施方面，山東半島有不少優(yōu)長之處。這些對比數(shù)字，對提出和規(guī)劃半島制造業(yè)基地和半島城市群起到了強有力的基礎支撐作用。對經(jīng)濟和社會發(fā)展的全局，不但領導同志要心中有數(shù)，文秘人員也要做到心中有數(shù)。收集了解周邊地區(qū)，如周邊省、市、縣、鄉(xiāng)的經(jīng)濟社會發(fā)展的有關資料和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，至少有兩個方面的好處：一是通過對周邊地區(qū)有關情況的了解，可以弄清本地區(qū)、本單位在大環(huán)境中所處的地位和形勢，明確本地區(qū)、本單位的差距、任務和趕超目標，提出本地區(qū)、本單位的對策措施，為本地區(qū)、本單位的經(jīng)濟社會發(fā)展提供參照。這也是各級領導心目中所時刻關心關注的大事。二是周圍的環(huán)境、形勢對本地區(qū)、本單位會產(chǎn)生直接或間接的影響。如目前的長江三角洲、珠江三角洲、京津唐地區(qū)，其中的每個城市的發(fā)展幾乎都與周圍的城市有著千絲萬縷的聯(lián)系，它們有分工合作，又有矛盾競爭。只有了解了周圍產(chǎn)業(yè)結構情況、市場分布情況、競爭力的分布情況及各自的優(yōu)勢、劣勢，才能互相取長補短、優(yōu)勢互補，形成相互促進的利益共同體。其實各地方都存在著特色不同的地域共同體。對此，文秘人員要胸有全局，將相關的情況資料及時搜集整理起來，供領導參考，也供自己隨時查閱使用。

六、要面向國內(nèi)外，搜集與自己相關的資料

當今世界是一個國際國內(nèi)信息息息相通、境內(nèi)境外資源大家共享的時代，同時又是一個競爭異常激烈、不進則退的時代。一個地區(qū)、一個單位、一個部門，如果不能站在時代的至高點上，積極主動地參與信息資源的競爭與共享，就可能與機運失之交臂，為時代所淘汰。作為領導及為之服務的文秘人員，必須時刻關注國內(nèi)國外、境內(nèi)境外與自己相關的各種信息，及時汲取和借鑒各種先進的管理經(jīng)驗及模式，利用一切可以利用的資源和機遇，充實壯大自己，使自己立于不敗之地，避免一切可能出現(xiàn)的風險。在這一工作中，文秘人員應該成為領導的眼睛、耳朵和手足，及時捕捉、收集、整理與發(fā)展本地區(qū)、本單位、本部門有關的國際國內(nèi)資料，以備領導隨時提取。當前，辦公用具的電腦化、自動化和無紙化為第二手資料的收集、整理、索檢、使用提供了極大的方便，但也容易使人產(chǎn)生依賴思想，認為無需再下功夫去收集、整理各種資料，到時候只需到電腦上查閱、索取就可以了。這種想法并不完全對。誠然，電腦網(wǎng)絡的推廣使用使各地方的信息資料，可以通過顯示屏盡收眼底，使一些現(xiàn)成的資料可以信手拈來。但為辦公提供的電腦程序只能為人們提供一些通用的資料，而結合自身工作特點和具體情況所需要的資料信息，就不一定準備得那樣完善、系統(tǒng)、細致、具體，因此，這類完全適合自用的資料信息還要靠自己平時去收集、積累和整理。當然，我們完全可以利用辦公自動化、電腦化提供的有利條件，利用電腦存儲索檢系統(tǒng)使資料的收集、整理、儲存、使用更快捷、更系統(tǒng)、更豐富。